Trabajando para Usted
- Los sitios que proveen información a partir de bases de datos, son ahora el estándar en el Internet, y los sistemas de administración de contenido utilizan este mismo principio. Las herramientas para manejo de contenido típicamente trabajan en conjunto con una base de datos que es utilizada para almacenar documentos, texto e imágenes. Con frecuencia existe también un motor de flujo de trabajo, algo que permite distribuir las páginas Web para revisión antes de su publicación.

El sistema de administración de contenido es en sí una interface a una base de datos que permite a los usuarios autorizados editar y publicar nuevo contenido. Al igual que en otras estructuras dinámicas del Web, el diseño del sitio se separa del contenido, diseños que son almacenados en plantillas que pueden ser modificadas por los diseñadores a cargo del Sitio Web. Cuando se agrega más contenido, una nueva página Web es creada a partir de una plantilla, o en sitios enteramente dinámicos, la página es generada en tiempo real en el momento en que el usuario está visitando el sitio.

Usar un CMS elimina muchos de los pasos que son requeridos en ambientes de desarrollo convencionales. El personal responsable del Sitio Web, puede agregar contenido a un sitio sin tener que escribir una sola línea de código, así es que no hay ninguna necesidad de que un webmaster intervenga en la etapa de la publicación. El método que comúnmente se emplea para publicar las páginas, es muy familiar aun para los usuarios de Internet menos hábiles. Una interface basada en formatos preestablecidos puede ser accesada a través de un navegador Web convencional, como el Internet Explorer o Netscape, para editar y publicar las páginas Web.

Hay algunos casos en los que se requiere el conocimiento de HTML básico, pero todo esto depende de lo que Usted piense invertir. Un CMS que permita el manejo de texto enriquecido (rich-text formatting) puede ser costoso. Una buena decisión podría ser adquirir un CMS sencillo y aprender HTML básico para poder dar formato al texto de sus documentos.

Un aspecto crucial en el uso de esta tecnología, es que el contenido que Usted ingresa a un CMS es reutilizable. Almacenar información en una base de datos significa que su contenido puede ser reutilizado en muchos lugares dentro de su Sitio Web y ajustado a diversos formatos para cualquier dispositivo: teléfono móvil, PDAs e incluso para impresión.

Un sistema CMS es muy confiable, está centralizado y en la mayoría de los casos se opera a través de navegadores (browsers). La información puede ser accesada propiamente desde cualquier computadora. Esto significa que el contenido no tiene que ser transferido de un departamento a otro para ser aprobado. Puede ser accesado directamente por los diferentes responsables a medida que el nuevo material se agrega o, como es más recomendable, en base a un programa de mantenimiento.

Lo más sobresaliente de todo esto es que los sistemas de administración de contenido generan automáticamente las nuevas páginas y sub-niveles de navegación. Aunque un CMS puede necesitar un cierto mantenimiento para conservarlo funcionando y afinado, una vez que está construido, está construido punto.

Obtenga los beneficios de un CMS
- Aunque se trata de un beneficio importante de un sistema de administración de contenido, optimizar el proceso de publicación no es la única ventaja. Hay más beneficios, tanto tácitos como explícitos. La facilidad de poner al día el contenido y diseño de su sitio en forma regular, sin la necesidad de adquirir las habilidades de un especialista, es un ejemplo concreto, pero también existirá un impacto favorable en la moral del equipo de trabajo y en la comunicación interna.

Para muchos, el beneficio más importante es el control. Un sistema que controla que sólo las personas autorizadas en una organización tengan acceso al mantenimiento del Sitio Web, mejora tanto la calidad como la eficiencia, contrarrestando especialmente la debilidad de aquellos modelos que permiten el libre acceso al contenido a muchos individuos dentro de una organización. El mantenimiento y posicionamiento de marcas es también crítico. Al usar un sistema CMS basado en plantillas, Usted toma el control total de la imagen y percepción del contenido de su sitio.

La administración de contenido puede concebirse como una herramienta para poner ideas en práctica de la manera más directa posible. Añadir nuevo contenido a los sitios estáticos, especialmente en los ambientes de negocio donde el material se debe autorizar por varios departamentos, puede convertirse en una labor titánica. En cambio, con un Sitio Web administrado mediante un CMS, el nuevo contenido puede ser agregado fácilmente según lo requerido, en el mismo día si es necesario, sin ningún costo, pudiendo además dar seguimiento a los resultados.

Pensarlo dos veces
- En cualquier decisión de negocios, hay cuestiones positivas y negativas que considerar. El caso de los sistemas de administración de contenido no es la excepción. Primero, las preocupaciones financieras: la compra inicial y los costos de licenciamiento a largo plazo de un CMS pueden necesitar de toda nuestra atención para elaborar cuidadosamente un presupuesto. Los productos pueden variar significativamente en precio, desde unos $1,000 USD hasta varios cientos de miles de dólares. Los cargos mensuales por concepto de hospedaje pueden aumentar y, dependiendo del paquete que Usted adquiera, pueden aplicar cuotas por concepto de mantenimiento y soporte del producto.

Si Usted se decide por una solución a su medida, asigne entonces los fondos necesarios para contratar el desarrollo del CMS desde cero o crear internamente su propio equipo de trabajo, y prevea pasar por un período de desarrollo más largo que el que es requerido para diseñar un Sitio Web estático. Mientras que el diseño de un sitio convencional es similar a la producción de un folleto electrónico, crear o configurar un nuevo CMS se parece más a un proceso de desarrollo de software.

Aún los paquetes disponibles en el mercado pueden tener sus contratiempos. Las páginas estáticas convencionales codificadas en HTML funcionan en cualquier servidor Web, pero su CMS requerirá una configuración especial para funcionar. Es probable que el producto para administrar contenido que Usted adquiera, esté construido basado en uno de los muchos protocolos de scripts de servidor (server-scripting protocols) que tendrán que ser cuidadosamente unificados al momento de la configuración. Muchos de los paquetes disponibles requieren de un trabajo de instalación y configuración para que funcionen. Esto puede conducir a la misma serie de pruebas y tiempos de instalación como los que podría experimentar al desarrollar un CMS a la medida.

Si Usted se cuestiona si su empresa necesita un CMS, quizá se está formulando la pregunta indebida. Cualquier compañía que tenga presencia en el Internet puede beneficiarse de un CMS. Todos tenemos la necesidad de mantener nuestro contenido al día. Actualizar su Sitio Web con frecuencia es esencial si Usted desea que los visitantes continúen regresando. No obstante, es cierto que algunos negocios se benefician de la administración de contenido más que otros: las tiendas en línea, los sitios de noticias, los magazines electrónicos - cualquier negocio que necesite poner al día regularmente su contenido, el portafolio de productos o los inventarios, experimentará un mayor dinamismo en su sitio después de implementar un CMS.

Usted podrá obtener un mayor rendimiento sobre su inversión si aprovecha todas y cada una de las facilidades que un CMS puede ofrecerle a su organización. Extender la cobertura del sistema CMS hasta su Intranet o implementar facilidades tales como los boletines en línea (bulletin boards), maximizará el uso del sistema, ayudará a fomentar una atmósfera de trabajo en grupo y podrá conducirlos hacia otras líneas de contenido.

Especialistas en soluciones para administración de contenido estiman que existen alrededor de 250 productos de software disponibles en el mercado que pueden manejar el contenido de sitios en Internet. Nosotros pensamos que ésa es una estimación conservadora y que en realidad existen muchos más productos.

CMS a la medida
- Para los propósitos de toma de decisiones, las soluciones CMS pueden dividirse en cuatro categorías. Este primer grupo son aquellas soluciones desarrolladas desde cero específicamente para su compañía, creadas por una agencia especialista en desarrollo de aplicaciones de Internet.

Aunque esto puede sonar como la mejor y más elegante opción, algunos expertos aconsejan tener suma precaución. Con un sistema a la medida, Usted está confiando en el nivel de investigación y desarrollo de una sola compañía. Su empresa dependerá de ellos en lo que respecta a las facilidades que tendrá su CMS y la forma en que podrán ser empleadas. Pero también existen diversas ventajas. Podrá eliminar lo que Usted no usa y considera adorno, creando sistemas más sencillos de utilizar y más atractivos. También significa que el sistema se puede adaptar a la estructura de la organización.

Los costos son difíciles de predecir en esta categoría, así que resulta importante seleccionar a un socio de tecnología que esté acostumbrado a trabajar con empresas de su nivel. El presupuesto del proyecto debería ser accesible para su negocio. El desarrollo a la medida de aplicaciones CMS es ahora más económico dado que la tecnología ha estado evolucionando constantemente.

Paquetes CMS
- El segundo grupo lo integran los paquetes CMS, aplicaciones totalmente terminadas y listas para que las implemente en su negocio como cualquier otro producto de software que Usted adquiere para automatizar alguna operación en su empresa. Los costos de estos paquetes pueden variar significativamente dependiendo de las facilidades y licenciamiento que Usted requiera. Tome en cuenta que su empresa incurrirá además en otros costos adicionales por concepto de diseño y plantillas, necesarios para el desarrollo del sitio.

En el sector de mercado medio que abastece a las medianas y grandes empresas, existen varios competidores. Algunos productos le permiten que Usted adquiera solamente los componentes que su negocio necesita. El precio básico de algunos de estos productos comienza en los $30,000 USD, pero los sistemas más avanzados pueden llegar a costar hasta poco más de $100,000 USD. Desde luego, hay soluciones confeccionadas a base de módulos que son más baratas. Existen en el mercado una serie de sistemas de administración de contenido, cuyo costo puede comenzar alrededor de los $1,000 USD por una licencia de 10 usuarios para la administración de un solo dominio.

Están también los productos líderes en el mercado de soluciones CMS enfocados a los grandes consorcios internacionales, tales como Vignette, Interwoven y Microsoft.

Software libre
- Continuando con los productos de la serie hágalo-Usted-mismo, existen varias soluciones CMS de uso libre disponibles en el mercado que integran una tercer categoría. Aplicaciones tales como TYPO3, un CMS que la publicación electrónica .net describió como el mejor software libre para administración de contenido. Las ventajas de usar una solución de software libre están perfectamente ejemplificadas por el uso generalizado de aplicaciones como el sistema operativo Linux, el servidor Web de Apache, MySQL y otros productos en este sector que han ganado enorme credibilidad en el mercado.

Entre las principales ventajas del software libre, está la enorme seguridad que traen consigo estas soluciones. Por ejemplo, el código de TYPO3 está a la vista de todos, está expuesto a un máximo escrutinio, así que los problemas que son encontrados son resultados en forma expedita. Y por supuesto, no hay cargos por concepto de licenciamiento. Usted puede descargar el software directamente del sitio en Internet, sin costo alguno.

Otra solución bien documentada y muy bien soportada es PHPNuke, un software libre para publicar contenido y administrar sitios de noticias. A diferencia de TYPO3, Usted requiere una licencia de PHPNuke para fines comerciales. Pero en $300 USD, es un gasto relativamente pequeño. Aunque poderoso y muy bien ideado, PHPNuke no es el más amigable de los paquetes en cuanto a su instalación y configuración, así es que si decide trabajar con este producto, Usted tendrá que incluir dentro de su presupuesto un tiempo de desarrollo y entrenamiento.

Consultoría en CMS
- Hay una cuarta y última categoría de soluciones CMS que combina las ventajas de soporte, al adquirir sistemas a la medida, con la confiabilidad de usar un producto probado y evaluado: contrate los servicios de una compañía que se encargue de implementar un paquete comercial o un software libre en base a los requerimientos que Usted establezca.

Ya sea que se trate de una agencia de diseño Web especialista en el producto o un equipo de trabajo de la propia firma que diseñó el CMS, esta estrategia trae importantes beneficios. No solamente estará usando una solución que ha sido probada para administrar contenido, sino que Usted estará trabajando con gente que conoce el producto. Los niveles de configuración pueden ir desde compañías que codificarán la aplicación y diseñarán las plantillas por Usted, hasta aquellos que actuarán como consultores, instalando el producto base y cualquier componente adicional que su negocio requiera.

Posicionamiento en buscadores
- En el afán de emplear esta tecnología para hacer frente a la competencia, muchas empresas se han apresurado en incorporar a Internet a su arsenal de herramientas de mercadotecnia, llegando en ocasiones tarde o con un sitio inapropiado. Con suma frecuencia perdemos de vista nuestro objetivo principal de estar presentes en Internet. Resulta obligado entonces cuestionarnos si lo que perseguimos es simplemente tener un Sitio Web o mas bien generar negocios a través del sitio.

Es fundamental que Usted sepa que ningún sistema CMS lo tiene todo. Algunos ofrecen ciertas facilidades, otros diferentes características. Por esta razón, no todas las soluciones CMS son amigables a los buscadores.

La gran mayoría de las aplicaciones CMS que pertenecen a la categoría de software libre, e inclusive algunos paquetes, no toman en cuenta que el tráfico proviene esencialmente de los motores de búsqueda. Así es que si Usted desea que su Sitio Web aparezca listado dentro de las primeras páginas en los principales buscadores internacionales, seguramente tendrá dificultades en encontrar un software libre que sea compatible con los estándares de diseño Web recomendados por los motores de búsqueda.

Tenga especial cuidado en este tema, ya que si Usted no selecciona desde un inicio una plataforma compatible con motores de búsqueda, será imposible que su empresa aparezca listada en los principales buscadores. De hecho, gran parte de los sitios en México que actualmente están producidos mediante algún sistema de administración de contenido, no aparecen listados en los buscadores. Hemos conocido casos de empresas con sitios integrados por varios cientos de páginas Web, que no pueden ser localizadas en Internet ni siquiera empleando directamente el nombre de la razón social.

Momento de decidir
- El tipo de implementación CMS que Usted elija representa la primera parte de su decisión. El factor clave para que un negocio seleccione un determinado CMS es el retorno sobre la inversión (ROI, return on investment). Para esto, es necesario tomar en cuenta los costos totales del ciclo de vida completo, incluyendo costos no asociados a la licencia tales como hardware, sistemas operativos, ancho de banda, soporte IT y actualizaciones.

La segunda parte de la decisión consiste en identificar las facilidades específicas que su negocio necesita. Considere también los requerimientos ocultos. Algunas soluciones CMS demandan que Usted pague por agregar características específicas tales como páginas de preguntas frecuentes, publicación de boletines de noticias (newsletter) o sistemas de ayuda. Si estas facilidades extras son esenciales para su sitio, piense en una solución que los incluya como estándar dentro del módulo base. En general, son dos los conceptos más importantes, de acuerdo a la opinión de los expertos en CMS. (1) Adquirir una solución que pueda crecer junto con su negocio y (2) Asegurarse de que el sistema cumpla sus requerimientos iniciales con la opción de crecer en funcionalidad.

Junto con la escalabilidad viene la flexibilidad: La facilidad de cambiar no sólo el contenido, sino también la estructura de navegación, es sumamente importante La flexibilidad en diseño es clave. Algunos CMS limitan la manera que Usted puede presentar su información.

Una vez que Usted haya preparado su lista de las facilidades que requiere, entonces es momento de hacer las compras. Haga una lista de las soluciones que cumplen sus requerimientos y escriba un breve resumen de cada uno, remarcando las fortalezas y debilidades. Un análisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) puede ser muy útil en estas situaciones. Esto permite que Usted analice las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas inherentes a su decisión.

No debiera ser difícil entender la función de los sistemas de administración de contenido. De hecho, una de sus fortalezas es que simplifican una serie de procesos que solían requerir la intervención de un experto en diseño Web. Publicar en la red, formatear contenido, actualizar los diseños y las imágenes dentro de las páginas, poniendo al día disposiciones y gráficos en páginas. Todo esto puede ser llevado a cabo por el personal de su empresa con un mínimo entrenamiento usando un CMS. El propósito fundamental es eficientar la administración de su Sitio Web.

El verdadero reto está en elegir una solución que cumpla al cien por ciento sus necesidades, pero con la información y las herramientas de decisión con las que Usted cuenta ahora, esta tarea debería ser mucho más sencilla.